Eine Wissensübergabe mit den Beteiligten vorbereiten
„Schreiben Sie bitte auf, was Sie wissen“ lässt offen, wofür das Material gebraucht wird, wie viel Arbeit erwartet wird und wer den Inhalt später nutzt. Eine gemeinsame Vorbereitung sollte diese Fragen zuerst klären.
Eine gute Vorbereitung klärt den Zweck, die benötigte Arbeitszeit und den Umgang mit den Ergebnissen. Die Beteiligten sollen wissen, was sie beitragen und wie sie die aufbereiteten Inhalte prüfen können.
Den Zweck ausdrücklich benennen
Welche Aufgabe soll übergeben werden? Wer soll sie später bearbeiten können? Wofür dürfen die Ergebnisse verwendet werden? Grenzen Sie den Zweck so ab, dass die Beteiligten wissen, was aus ihren Angaben entsteht.
Der hier angebotene Auftrag dient der Wissensübergabe. Eine verdeckte Leistungsbewertung oder Bewertung einzelner Personen gehört nicht dazu.
Mitwirkung realistisch planen
Die Fachperson muss nicht nebenbei eine perfekte Anleitung verfassen. Vereinbaren Sie, welche Beispiele und Unterlagen sie mitbringt und welche Strukturierung übernommen wird. Fragen können in einzelnen Gesprächen oder festen gemeinsamen Arbeitszeiten geklärt werden.
Die dafür benötigte Zeit gehört zum Auftrag. Ein Projektplan, der Beteiligung voraussetzt, aber keine Zeit dafür einräumt, enthält einen Widerspruch.
Entwürfe zur Prüfung zurückgeben
Mitarbeitende müssen erkennen können, was aus dem Gespräch geworden ist. Geben Sie Gelegenheit, falsch verstandene Aussagen zu korrigieren und Grenzen der Beschreibung zu benennen.
Eine freigegebene Formulierung wird von einer noch offenen Frage unterschieden. Abweichende Sichtweisen werden geklärt oder als solche festgehalten. Eine glatte Zusammenfassung darf keine scheinbare Einigkeit erzeugen.
Die spätere Nutzung einbeziehen
Die übernehmende Person stellt andere Fragen als die bisher verantwortliche. Deshalb sollte sie einen passenden Fall anhand der Unterlagen durchgehen können. Daraus entstehende Ergänzungen werden erneut mit der Fachperson abgestimmt.
Der Zweck ist eine nutzbare Arbeitsgrundlage. Ein Test dient hier der Prüfung des Materials und des vereinbarten Übergabeumfangs, nicht einer verdeckten Personalbeurteilung.
Regeln für Vertraulichkeit und Aufzeichnungen festlegen
Zugriffe, zulässige Inhalte und gegebenenfalls Aufzeichnungen werden vorab geklärt. Interne Datenschutz-, Personal- oder Interessenvertretungsstellen werden einbezogen, soweit dies für den konkreten Fall erforderlich ist.
Eine Aufnahme ist keine Voraussetzung. Auch eine strukturierte Mitschrift und vorhandene Unterlagen können den vereinbarten Auftrag tragen.