Ein Übergabepaket für eine konkrete Aufgabe
Ein Übergabepaket erklärt, wie eine Aufgabe bearbeitet wird und welche Informationen dafür gebraucht werden. Es verbindet den Ablauf mit Entscheidungen, Sonderfällen und den passenden Unterlagen.
Die folgende Vorlage ist ein Ausgangspunkt. Passen Sie sie gemeinsam mit den fachlich zuständigen Personen an Ihre Aufgabe an.
Vorlage zum Übernehmen
1. Aufgabe und Umfang
Name der Aufgabe:
Wodurch sie beginnt:
Welches Ergebnis entstehen soll:
Was dieses Paket abdeckt und was außerhalb seines Umfangs liegt:
2. Ablauf und Zuständigkeiten
Die wichtigsten Arbeitsschritte in ihrer Reihenfolge:
Wer den jeweiligen Schritt übernimmt:
Welche Angaben eingehen und was an die nächste Person übergeben wird:
3. Entscheidungen
Welche Entscheidungen während der Bearbeitung anfallen:
Welche Kriterien und verbindlichen Vorgaben dafür gelten:
Wer entscheiden oder freigeben darf:
4. Sonderfälle und Grenzen
Welche bekannten Ausnahmen auftreten können:
Woran sie erkennbar sind:
Wann eine Rückfrage, Unterbrechung oder zusätzliche Einweisung nötig ist:
Wer in diesen Fällen zuständig ist:
5. Unterlagen und Quellen
Welche Vorlagen, Dateien und Informationsquellen benötigt werden:
Wo die aktuell gültigen Fassungen liegen:
Welche Zugriffsrechte erforderlich sind und wer sie vergibt:
Keine Passwörter oder persönlichen Zugangsdaten eintragen.
6. Offene Fragen und Prüfung
Welche Angaben noch unklar, widersprüchlich oder ungeprüft sind:
Wer den jeweiligen Punkt klärt:
Wer die Inhalte fachlich geprüft hat, wann und in welchem Umfang:
7. Übergabe und Aktualisierung
Wer die Aufgabe übernehmen soll:
Welcher Fall gemeinsam mit dieser Person durchgegangen wird:
Welche Rückfragen und Ergänzungen dabei entstehen:
Wer die Unterlagen bei Änderungen aktualisiert:
Wo der vereinbarte Stand abgelegt wird:
Das Paket praktisch prüfen
Lassen Sie eine geeignete Person einen vereinbarten Fall mit den Unterlagen durchgehen. Wird die passende Vorlage gefunden? Sind Entscheidungen verständlich? Ist bei einer Ausnahme klar, wer gefragt werden muss?
Ergänzen Sie die fehlenden Informationen mit den fachlich Verantwortlichen. Halten Sie fest, welche Fälle geprüft wurden und wo zusätzliche Übung oder Einweisung nötig bleibt.
Das passende Format wählen
Das Paket kann als bearbeitbares Dokument, in SharePoint oder in einem vorhandenen Wissenssystem liegen. Entscheidend ist, dass die vorgesehene Person die Informationen findet und damit arbeiten kann.